Register van verwerkingsactiviteiten persoonsgegevens.

Register van verwerkingsactiviteiten persoonsgegevens van de BeVoBo Terneuzen

De leden van de BeVoBo Terneuzen leveren gegevens aan voor de ledenadministratie die in beheer zijn bij de secretaris en bij een bestuurslid verantwoordelijk voor de spelerskaarten.

De gegevens van de contactpersonen bewaart de secretaris om de facturen van de contributie te mailen. De gegevens van de teamleiders om deze te informeren over wedstrijdschema’s, vergaderingen, en om notulen en nieuwsbrieven te sturen.

De teamleiders krijgen bij aanvang van een nieuwe competitie via een mail een overzicht met namen, voorletter + achternaam, van alle teamleiders en bestuursleden met telefoonnummers om bij afmelding van een wedstrijd de tegenstander, scheidsrechter en het bestuur in te lichten.

De leden kunnen zich inschrijven voor een nieuw seizoen met het formulier ‘Inschrijving nieuw seizoen’ en het ‘Teamopgave’ formulier. Nieuwe spelers inschrijven kan via het formulier ‘Aanvraag spelerskaarten’.

Indien een nieuw team lid wil worden van de BeVoBo Terneuzen dan kunnen ze via het formulier ‘Aanvraag lidmaatschap’ een verzoek tot lidmaatschap indienen.

De formulieren zijn te downloaden via de website bevobo.nl of af te halen bij het bestuur in de sporthal.

Na invulling mailen de teams de formulieren naar het secretariaat of geven een geprinte versie af bij het bestuur in de sporthal.

De ledenadministratie staat op een externe privé harde schijf en deels op papier bij de secretaris thuis.

De computer waarop deze gegevens worden verwerkt is beveiligd met een virusscanner en een beveiligde internettoegang.

 

Elke speler van een ingeschreven team heeft een spelerskaart. De spelerskaarten gebruikt de BeVoBo Terneuzen om te controleren of een speler speelgerechtigd is voor dat team.

Op de spelerskaarten komt een pasfoto, de naam, voornaam, geboortedatum en teamnaam van de speler te staan. De gegevens van de spelers worden op een laptop bewaard, die niet verbonden is met internet en beveiligd is met een wachtwoord, en in een map op een papieren formulier met een 2de pasfoto.

De map en laptop staan in een afgesloten ruimte in de sporthal.

De teamleiders houden de spelerskaarten bij zich, na afloop van het seizoen leveren ze deze weer in bij het bestuur, een bestuurslid bewaart de kaarten thuis tot het nieuwe seizoen begint en wijzigt eventueel de kaart als dat nodig is. De gegevens van spelers die zich niet meer opgeven bij een team verwijderen we na 5 jaar, na 5 jaar omdat het vaak voorkomt dat een speler zich na verloop van tijd weer opgeeft om mee te spelen, De speler hoeft dan geen nieuwe pasfoto en gegevens meer te geven.

 

De secretaries bewaart ook de gegevens van de bestuursleden op een prive laptop, na uittreden uit het bestuur verwijdert de secretaris deze gegevens.

 

Alle leden en bestuursleden ondertekenen een verklaring voor akkoord van het gebruik van de gevraagde persoonsgegevens en het gebruik van beeldmateriaal. De secretaris bewaart deze verklaringen tot opzegging van het lidmaatschap, waarna de secretaris deze vernietigt.

 

We vragen de volgende gegevens bij de volgende formulieren:

 

Aanvraag lidmaatschap:                   Teamnaam of de naam van de vereniging.

  • Naam contactpersoon
  • Aanspreektitel
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Straatnaam + huisnummer
  • Postcode en woonplaats
  • Emailadres
  • Telefoonnummer

Inschrijving nieuw seizoen:             – Teamnaam of de naam van de vereniging.

  • Opgave aantal teams
  • Naam contactpersoon
  • Aanspreektitel
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Straatnaam + huisnummer
  • Postcode en woonplaats
  • Emailadres
  • Telefoonnummer
  • Eventueel 2de telefoonnummer
  • Namen teamleiders

Teamopgave nieuw seizoen:          –  Teamnaam

  • Naam teamleider
  • Aanspreektitel
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Emailadres
  • Telefoonnummer
  • Namen spelers met spelerskaartnummer

Aanvraag spelerskaart:                  – Aanspreektitel

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geboorte datum
  • Teamnaam
  • Een pasfoto
  • Soort aanvraag e.d.

In het digitale en deels papierenarchief bewaren we de ledenlijsten, namen van de contactpersonen,  teamleiders en bestuursleden.  De ledenlijsten, namen van contactpersonen en teamleiders van gestopte teams verwijderen we bij aanvang van een nieuw seizoen.

De persoonsgegevens delen we niet met derden. Wel sturen we uitnodigingen voor volleybaltoernooien door naar de teamleiders.  Indien we een mail versturen naar meerdere geadresseerde dan zetten we deze in de BCC

 

De BeVoBo Terneuzen beschikt over een website, daarop staan de namen van de bestuursleden met functie en er is een mogelijkheid om via de site een mail te sturen naar het secretariaat. Ook het wedstrijdschema, de wedstrijduitslagen, standen en het huishoudelijk- en spelreglement staan daarop.

Regelmatig plaatsen we sfeerfoto’s van de spelende leden op de site, hiervoor hebben we toestemming gevraagd aan de spelers zelf en bij minderjarigen aan de ouders of voogd door het laten ondertekenen van een verklaring waarin ze akkoord gaan met de plaatsing van foto’s en de verwerking van de persoonsgegevens zoals hier beschreven. Als een lid bezwaar maakt tegen de plaatsing van een foto verwijderen we deze foto.

Op de website staan Google advertenties die cookies verzamelen, dit maken we kenbaar op de homepagina.

Je kunt dit register ook hier downloaden.

Dit register is opgemaakt in het seizoen 2018 – 2019.

 

De laatste wijziging was: